Anforderungen des Finanzamts

Elektronisches Fahrtenbuch fürs Finanzamt: was es können muss

Ein elektronisches Fahrtenbuch fürs Finanzamt braucht dieselben Angaben wie eines auf Papier. Dazu muss es jede spätere Änderung sichtbar machen. Spurbuch ist eine iPhone-App, die an diesen Anforderungen ausgerichtet ist.

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Für iPhone ab iOS 17. Du testest 7 Tage kostenlos.

Welche Angaben ins Fahrtenbuch gehören

Für jede Geschäftsfahrt erwartet das Finanzamt diese Angaben:

Datum
Kilometerstand zu Beginn und am Ende
Reiseziel
Zweck der Fahrt
Geschäftspartner:in
bei Umwegen die gefahrene Route

Bei Privatfahrten reichen dagegen die Kilometer. Und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit führst du getrennt, damit sie als eigene Summe auftauchen.

Warum Änderungen sichtbar bleiben müssen

Neben diesen Angaben prüft das Finanzamt, wie das Fahrtenbuch geführt wurde. Es muss zeitnah entstehen und darf sich später nicht unbemerkt ändern lassen.

Eine Excel-Tabelle erfüllt das nicht, weil du jede Zelle jederzeit überschreiben kannst. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss Änderungen deshalb technisch ausschließen oder sie dokumentieren.

So setzt Spurbuch das um

Spurbuch dokumentiert sie. Die App zeichnet jede Fahrt automatisch auf, und du hast danach 7 Tage Zeit, um Zweck und Geschäftspartner:in nachzutragen. Das passt zum BMF-Schreiben vom 3. März 2022 (Randnummer 29), das dafür 7 Kalendertage nennt.

Nach diesen 7 Tagen sperrt Spurbuch die Fahrt. Jede spätere Änderung speichert die App als neue Version, mit altem Wert, neuem Wert, Zeitpunkt und deinem Grund. Das gilt auch, wenn du den Kilometerstand eines Autos korrigierst.

Alle Versionen hängen über eine SHA-256-Prüfsumme aneinander, wie die Glieder einer Kette. Würde jemand einen alten Eintrag heimlich ändern, passt die Kette danach nicht mehr zusammen.

Was du am Jahresende abgibst

Damit das Finanzamt das alles auch sieht, steht das Änderungsprotokoll direkt im PDF-Fahrtenbuch. Du exportierst es für ein ganzes Jahr oder einen Zeitraum deiner Wahl, dazu eine CSV-Datei.

Das ist wichtig, weil ein Änderungsprotokoll in einer separaten Datei nicht reicht. So hat es das Finanzgericht Düsseldorf entschieden (Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)). Beides gibst du deiner Steuerberatung oder legst es deiner Steuererklärung bei.

Gut zu wissen: Das Finanzamt zertifiziert keine Fahrtenbuch-Software, weder Spurbuch noch eine andere App. Ob dein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Sprich deshalb vorher mit deiner Steuerberatung.

Was Spurbuch kostet

Du testest Spurbuch 7 Tage kostenlos. Danach kostet die App 4,99 € im Monat oder 39,99 € im Jahr, bezahlt über den App Store. Ein Konto brauchst du nicht.

Quellen

Die Fahrtenbuchmethode steht in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Die Frist von 7 Kalendertagen für ein elektronisches Fahrtenbuch nennt das BMF-Schreiben vom 3. März 2022 (BStBl 2022 I S. 232, Randnummer 29).

Spurbuch kommt bald in den App Store

Schreib uns eine kurze E-Mail, dann melden wir uns zum Start bei dir. Ab dann führt dein iPhone das Fahrtenbuch mit.